経営企画・予実管理

2020/12/17

予実管理の定石

こんにちは。いかがお過ごしでしょうか?
DIGGLE(ディグル)インターンの高田です。
本記事では「予実管理」という概念について網羅性を持たせつつも様々な角度からシンプルかつオーソドックスに解説していきます。これから予実管理を意識される方から現役バリバリ実務担当者まで、今一度予実管理を振り返る場として是非ご一読ください。

予実管理の定義

企業の予算と実績を管理することです。期初に立てた予算計画と実際のビジネスの活動を比較分析して達成率や進捗状況を把握します。そこで乖離がある場合には問題点を洗い出して対策を検討し、経営活動を修正していくことを指します。

予実管理の目的

主に2つのメリットが得られるからです。
1つ目は、企業の持つ課題が定量的なデータとして浮き彫りになり、それに基づいた反省や検証できるようになることです。もう少し具体的に言うと、売上減少による利益減なのか、経費増加による利益減なのか…でも企業が取るべき対策は変わってきますよね。データの可視化は課題の真因を顕在化します。
2つ目は、定期的に数値を追うことで、業務において感覚的な判断がなくなるため、事前のリスクヘッジが可能になることです。エイヤーでふわっと進めて後々あたふた…なんてことも少なくなるでしょう。

これらに加え上場企業にとっては、証券市場から求められる業績予想修正の適時開示義務を果たすことも含まれます。 そこで、期初に計画した1年間の予算に対して確定していく実績に基づいて将来の予測を修正し、半期末や年度末の着地点精度を高めるために行う業務−見込み管理が非常に重要になります。見込み管理を月次、ないしは週次単位で行っていくことで、利用できる予算をリアルタイムに把握でき、適切に予算を再配分できるようになります。また、計画との乖離に対する具体的な施策を練ることも出来ます。上場企業、あるいは上場準備中の企業にとっては計画の合理性が重視されるので予実管理、なかでも見込み管理の実施は不可欠でしょう。

予実管理の実施スケジュール

大抵の場合は月毎、四半期毎、半期毎、年毎のようなスパンで管理していきます。リアルタイムでのデータ収集により軌道修正がスムーズに行えることから月毎(余裕がある場合は週毎)の予実管理が推奨されています

予実管理の流れ

予実管理の具体的な手続きに関して段階に分けて説明していきます。前提として、本記事では全社レベルで行う予実管理を想定して記載します。

予算を立てる

まずは目標を設定しましょう。予実管理をするにあたって、目標となる数値は営業利益です。故意に達成しやすい低めの予算目標を立てたり、到底実現不可能な予算を設定することは控えましょう。企業の抱える問題をあぶり出すことができなくなります。現在の実力で達成可能な目標、例えば、その10%目標を上乗せしたやや実力よりも高めの目標の2通りを設置すると良いのではないでしょうか。
具体的な数値に落とし込む際は、目標とする粗利益率を決めた上で部門別の粗利益目標も定めます。最終的に各部門の予算を合算して全社予算として矛盾がないか確認します。
これらの数値は過去の実績や成長率を参考に決めます。「いつのデータを参考にするのか」をよく考える必要があります。景気などの外的要因や自社の繁忙期/閑散期なども考慮に入れましょう。

月次決算を行う

月次単位での進捗確認を行うことが重要です。リアルタイムで予算目標と実績を管理することで差異のとりこぼしが減少し、精度が向上します。
実績がまとまった後は、予算と徹底的に比較します。乖離が発生していれば、どこ(どの部門や項目)に原因があるのか、一時的なものか、長期的なものなのか…など細やかな分析を行います。分析を通して、自社の強み・弱みが浮き彫りになったら、来期以降の対策として反映させます。強みに対しては、さらに伸ばす戦略を検討し、弱みに対しては、数値の表面上の課題を洗い出し、根本的な真因を探り出し、改善策を実行します。
このサイクルを持続的かつ素早く回していくことを心掛けましょう。

見込み管理を実施する

各事業部から数値を吸い上げて集計し、「見込み」と「実績」の数値を比較します。そうすることで、どの事業部、あるいは担当者のヨミが甘いかを把握することができ、予め策を講じることが出来ます。そして、当月含め、実績が確定するまでに経営層に精度の高い着地見込み数値を共有出来るため、迅速な意思決定につながるでしょう。

予実管理の実施手段

では、上記のプロセスをどのように行うのでしょうか。具体的なツールをご紹介します。

表計算ソフト

1.Excel
個人あるいは中小企業など事業規模が小さい場合は導入が容易なことからExcelを使うことが多いのではないかと推測します。しかし、Excelでの管理となるとローカル環境で各々がデータを更新していくことになるのでチーム内での摺り合わせ等に手間がかかること、予実管理の属人化の原因にもなり得ることがデメリットです。

2.Googleスプレッドシート
Excelとほぼ同じ操作ですが、決定的に異なるのはクラウド上で管理が行われるため社内での共有や同時に共同作業ができることです。同一ファイル内でデータを複数人でリアルタイム更新できるので工数削減が可能です。

予実管理ツール

先程触れたように、事業規模が小さい場合は表計算ソフトの運用で十分間に合うかもしれません。しかし、事業規模が大きくなるにつれて扱うデータは膨大になります。
メンテナンス面では、複数シートでの管理や煩雑な計算式を用いているとデータを1つ変えるのにも手間がかかってしまします。その際にデータが破損する心配もあります。運用面では、細かい粒度で予算を立てている企業では、予算データと実績データの突合に膨大な工数がかかります。逆に粗いと欲しいデータにたどり着かないことも少なくはないでしょう。
→参考:「予実管理をExcelで実施するメリットと懸念点

このように、ExcelやGoogleスプレッドシートでの予実管理に限界を感じているのであれば、予実管理ツールの導入を検討してみると良いかもしれません。言わずもがな、表計算ソフトでの関数や分析を行う必要がなくなり、表集計やグラフ集計などデータを自動で可視化してくれます。また、単一プラットフォームでリアルタイム管理が可能なことからチーム内での共有がスムーズになります。

DIGGLEで行う予実管理

では、具体的にどの予実管理ツールを用いるのが最適か?と言ったところですが、弊社の提供するDIGGLE(ディグル)は以下の特長を備えており、前項で示したような表計算ソフトで発生しうる懸念事項を解消できます。

1.「見込み管理」による予測精度向上
DIGGLEでは、「予算」「見込み」「実績」で予実を管理します。
各事業サイドが予算の消化状況と見込み数値を最新情報に更新します。どなたでも簡単にアップデートできる直感的なUIを提供することで定期報告を円滑にします。管理サイドは吸い上げた見込み数値を自動集計し、あらゆる角度から差異要因の分析・特定が可能です。これにより予実ギャップに対するアクションの早期化を実現し、正確な予測に基づいた経営判断を行うことが出来ます。

2.予算/実績データの突合・集計・蓄積を省力化
予算Excelと総勘定元帳の突合を自動化します。それによって、毎月の表計算ソフトの作業の時間を本来やるべき要因分析、アクションプラン策定業務に注力することが可能です。

3.レポート工数の削減
Excel/スプレッドシートの統合・バージョン管理から解放し、レポート作成工数や作成ミスを削減します。入力したデータは自動集計され共有機能によって担当者と定性コメントをシェア出来るため、オンラインで経営報告が完結します。

まとめ

予実管理の真髄は単なる数値管理を行うことではなく、

①予算と実績の比較分析を行い、それを踏まえた戦略構築及び活動の修正を促すこと
②見込み管理を実施し、より正確な将来予測に基づいた経営判断を行うこと

ではないでしょうか。
予実管理を円滑に行なうためにも末梢的な作業工数を削減し、本質に時間を割くことが重要です。そうすることで企業の継続的な成長を望むことが出来ると考えます。


本記事では基本的な予実管理の概念について触れてきましたが、なかでも新規上場を見据えた企業にとって予実管理は”生命線”と言っても過言ではないほど必要不可欠なものです。
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