Chatwork株式会社｜事業部を巻き込んだ柔軟性の高い予算運用と経営企画室によるモニタリング機能が両立され、長期的な戦略に沿った全社での予実管理が可能に。

ビジネスチャット「Chatwork」を提供するChatwork株式会社では、予実管理に「DIGGLE」をご利用いただいています。

この記事では、「DIGGLE」導入までの経緯や実際にどうご活用されているか、さらに今後のご期待について、同社 コーポレート本部 経営企画室 マネージャーの堀内 寛裕さんにお話をお伺いしました。

導入背景

業務効率化と全社的な予実意識向上を実現したい

まず簡単に自己紹介と、ご所属されている部署の担当業務を教えてください。

堀内：Chatwork株式会社 経営企画室 マネージャーの堀内 寛裕と申します。経営企画室は現在四名体制で、経営管理、IR、M&Aアライアンスの三つの機能を持つ部署です。

「DIGGLE」導入前には、予実管理においてどのような課題がありましたか？

堀内：以前はスプレッドシートによる予実管理を行っていたのですが、課題が主に二つありました。

一つ目は、予実管理業務にかかる工数削減と効率化です。例えば、各部署の見込変更や予算のクォーターを跨ぐ振替には申請が必要など、経営企画室による一元管理の工数や部署間の連携工数が膨大でした。現場にスプレッドシートを完全に開放して、事業部側で都度数値更新をしていただくことも考えましたが、変更履歴やミスの把握が難しく、スプレッドシートによる運用では難しいと感じていました。

二つ目は経営企画室、事業部を含めた全社的な予実意識の醸成です。先述のように、数値変更に手間がかかるという点、またスプレッドシートだと予実のわかりやすい可視化ができていなかったという点により、予実を定期的に見直し・更新したり、分析をしたりする文化が根付いていませんでした。またそうした業務フローにより、期中の予算追加が難しかったので、期初に予算を多めに確保して余らせてしまうなど、見込と実績に乖離が発生するという問題もありました。

選定理由

求める機能が揃っていて、業務フローをそのまま移行できる柔軟性あるシステムは「DIGGLE」だけだった

当社の製品をご採用いただいた理由を教えてください。

堀内：他社のツールも検討しましたが、求める機能が揃っていて、弊社の業務フローをそのまま実現できる柔軟なシステムは「DIGGLE」だけでした。例えば、実行稟議と予算を紐づけできる点や、取引先ごとに予算管理・予実突合を行える点がよかったです。稟議との紐付けは、「DIGGLE」だと各予算ID（予算内容）ごとにURLを発行できるので、そのURLを稟議書に記入することで実現でき、稟議申請の際に予算が確保されているかの把握も容易になりました。

また、エンタープライズ向けの予実管理システムはとても高額なものが多いのですが、「DIGGLE」は現実的な価格で求める機能がしっかり揃っている点もよかったです。弊社の場合、全社的な予実意識の醸成を図ることと稟議と予算申請の紐付けのために、全社員がアカウントを持ちたいという希望がありましたが、そうした運用も「DIGGLE」だと実現できました。

活用効果

予実管理体制全体をアップデートでき、長期的な戦略に沿った予算運用が可能に

事業部の方にもオーナーシップを持って予実業務に関わっていただけるプロダクトを目指して開発しているので、全社でご利用いただけていて大変嬉しいです。「DIGGLE」導入後、事業部側を含めた業務フローはどのように変化しましたか？

堀内：「DIGGLE」導入により、運用フローにおいては大きく二つの変化がありました。

一つは、経営企画室と事業部との連携が「DIGGLE」上で完結できるようになりました。「DIGGLE」上に履歴を残せるので、現在は各部署で都度、見込の更新を行うフローにできました。また、予実差異が発生した場合は、「DIGGLE」の月次レポート上でその原因や理由、今後の見込に対する影響度などをコメントしてもらい、経営企画室が通期の見込を更新、経営陣へ報告をしています。

二つ目は、「DIGGLE」を導入したことで、予実管理体制全体を望ましい形にアップデートできました。以前は見込の精度を保つため、クォーターごとの厳格な予算運用にせざるを得ませんでしたが、現在は年単位で部署ごとに自由度をもった予算運用ができています。「DIGGLE」を導入したことで、モニタリング機能と事業部を巻き込んだ柔軟性の高い予算運用が両立できるようになり、長期的な戦略に沿った意思決定が可能になりました。

課題であった業務効率化と、全社的な予実意識の向上という二点は解決できましたか？導入による効果を教えてください。

堀内：どちらの課題に対しても、大きく効果を感じています。

一点目に関しては、スプレッドシートのバージョン管理、見込の承認・修正、ミスのチェック作業などがなくなり、部署感の連携もシームレスになったことで明らかに工数削減ができました。

二点目の予実意識の醸成に関しても、運用フローがシームレスになり、個々人が予実業務を行いやすくなったことによる効果はもちろんあります。「DIGGLE」上で過去を含めた予実データの一元管理ができるようになったことで、全てのメンバーが過去のデータを参照・活用することも可能になりました。ただ、まだ「DIGGLE」での運用を始めたばかりなので、引き続き運用フローのリバイスを続け、全社的な仕組みも絡めた意識向上を図っていきたいです。

また、これまでは「部門×勘定科目」の二軸をメインにしか予実突合を行えていなかったのですが、二軸に加えて取引先ごとなど、さらに細かい予算内容の粒度で突合できるようになったことも、大きな効果として感じています。

今後の期待

権限の細かい設定機能と、表計算ソフトとの連携機能が充実すると嬉しい

最後に、今後のご要望やご期待いただける点を教えてください。

堀内：期待することは大きく二つあります。

一つ目は、アカウントごとの細かい権限設定（※）ができるようになると嬉しいです。弊社は全社員が「DIGGLE」アカウントを持っているということもあり、管理や閲覧の権限をもう少し細かく設定できると便利だと感じています。

二つ目は、エクセルやスプレッドシートとの連携にもう少し柔軟性があると嬉しいです。社内からの要望もあり、スプレッドシートで行いたい作業もまだあるので、「DIGGLE」からスプレッドシートにエクスポートする際のフォーマットをもう少し指定できるようになるなど、再成形する手間がなくなるとより作業効率化ができます。

追加機能については現在開発中ですので、ご期待ください。引き続きご要望や気になることがありましたらフィードバックいただけますと幸いです。本日はありがとうございました！

※2022年9月16日のアップデートにより、アカウントごとのより細かい権限設定ができるようになりました。